Jak vytvořit úspěšný tým v marketingové agentuře?

Jak poznáte, že potřebujete rozšířit svůj tým?

Nezáleží na tom, jestli jste sólisté a jedete sami za sebe, rozšíření týmu teprve zvažujete, nebo jste ho už měli, ale vůbec se vám to nepovedlo. Pokud se najdete v jedné ze tří kategorií níže, rozhodně nastal čas pro dalšího člena do vašeho týmu.

1) Řešíte zbytečnosti, které vás brzdí od priorit

Takže čtyřhodinový pracovní týden podle Tima Ferrise je pro vás jen zbožné přání. Prakticky denně řešíte nedůležité úkoly, které pro vás nejsou prioritní. Zároveň je nemůžete odložit, protože někdo další od vás očekává výstupy. Třeba klienti, úřady nebo obchodní partneři. Pokud trávíte hodiny vyřizováním e-mailů, telefonátů a administrativy, nejspíš pro vás nastal ten správný čas poohlédnout se po novém kolegovi.

2) Klienti trpí a jejich spokojenost klesá

Zapomínáte na společné schůzky, nezvedáte telefony nebo neplníte slíbené termíny. Klienti jsou naštvaní, protože od vás opakovaně nedostávají takové výsledky, jaké jste slíbili. Zároveň však víte, že děláte maximum, a víc ze sebe už nevymáčknete. Stojíte ve slepé uličce, a buď z ní vycouváte, nebo si seženete posilu.

3) Jste přepracovaní a odpočinek je pro vás neznámé slovo

Nejjasnějším ukazatelem je, že jste prostě přepracovaní. Tvrdě dřete od rána do noci, svoji rodinu jste viděli naposledy o víkendu a jste rádi, když vůbec naspíte šest hodin denně. Hrnky od kafe jsou vaši věrní přátelé a prášky na bolest hlavy zobete jako lentilky. Takhle vypadá dokonalá ukázka toho, že máte práce víc než dost. Dopřejte si oddech, zrevidujte svoje možnosti a delegujte svoji práci někomu jinému.

Koho přibrat do týmu na prvním místě?

Pokud jste se našli v některé ze zmíněných kategorií, anebo prostě jen chcete zvětšit svoji agenturu, jste tu správně. Dalším krokem je výběr nového kolegy nebo kolegyně, kteří váš byznys jednoznačně podpoří. Jenže kdo to má být? Uklízečka? Sekretářka? Marketér? Nebo PPCčkář? První a nejdůležitější kolega vašeho nového týmu je asistent! A první dilema, které vás čeká, zní: Virtuální asistent, nebo zaměstnanec na full-time?

Možná byste rovnou chtěli nabušeného profíka, který vás byznysově vyšvihne o pár levelů výš. Ale ne tak zhurta. Nejdřív si upevněte základy a rozvažte si ruce od denní rutiny. Kvalitní asistentka nebo asistent je jako diář. Co jim svěříte, o to se postarají. Ulehčí vám od základních věcí, které vás zasekávají po mnoho hodin denně a nedají vám v klidu spát. Lehce se tak zbavíte administrativy, komunikace s klienty, marketingových úkolů, účetnictví, sebepropagace, obchodu nebo vyřizování telefonátů.

Ať už sáhnete po virtuálním asistentovi nebo full-time kolegovi, jedna věc vás čeká – musíte nového kolegu nebo kolegyni zasvětit do všech svých každodenních aktivit. Tahle jednorázová časová investice vám přinese mnohahodinovou úsporu každý měsíc. Stačí, když je zaučíte jednou. Pak svoje povinnosti vypustíte z hlavy a dopřejete si třeba výlet s rodinou. Při dlouhodobé spolupráci už vaše nová posila zpravidla ví, co a jak, takže dostáváte jen hotové výstupy.

Virtuální asistent vs. zaměstnanec na plný úvazek

Co čekat od zaměstnance na full-time?

• Je vám k dispozici osm hodin denně pět dní v týdnu. To je spousta času na řádně odvedenou práci.
• Připravte pro zaměstnance dostatek pracovní náplně. V opačném případě se vám finančně nevyplatí a vyhazovali byste peníze oknem. 
• Čeká vás zařizování kanceláře, obstarávání všech pomůcek a vybavení. S tím se pojí další výdaje za pronájem kanceláří a taky každoměsíční zálohy na sociální a zdravotní pojištění.
• Očekávejte menší rozsah zkušeností a dovedností, než má virtuální asistent. Zpravidla zná jen svoje „bezpečné přístaviště“, takže mnoho věcí a programů pro něj bude velkou novinkou.
• V pracovní smlouvě definujte vykonávanou činnost. Je možné, že zaměstnanec spoustu věcí zkrátka neudělá, protože jste se na nich nedohodli.
• Zaměstnance na plný úvazek musíte zaškolit. Z dlouhodobého hlediska však oceníte člověka, který zná vaši firmu do posledního puntíku a ví, jak to u vás funguje.

Co čekat od virtuálního asistenta?

• Obstará i menší záležitosti v řádu pár hodin měsíčně, takže vždycky platíte pouze za odvedenou práci a nikdy nic navíc.
• Neřešíte vybavení, sociální a zdravotní pojištění, pracovní pomůcky nebo benefity. Virtuální asistent se o sebe stará sám.
• Je to schopný multitasker s širokým záběrem napříč různými obory. Vyzná se v řadě oblastí a má hluboký přesah do konkrétní problematiky, jako je obchod, právo, marketing, správa webu a e-shopu nebo programování.
• Zařídí za vás úplně všechno od vyřizování vašich e-mailů, telefonátů i plánování schůzek. 
• Najít spolehlivého virtuálního asistenta je oříšek. Abyste uspěli, nastavte si očekávání a ujasněte si povinnosti, které asistentce nebo asistentovi chcete předat.

Jak začít s budováním svého týmu?

Základy máte za sebou. Nejspíš jste právě úspěšně najali svoji první asistentku nebo kolegu na full-time a máte volné ruce. Vaše priority jsou opět na pořadu dne a můžete v klidu pokračovat ve svojí práci. Věnovat se činnostem, které vám opravdu vydělávají peníze. Ale možná taky nastal čas na další rozšiřování týmu. Tentokrát o odborníky z marketingu, ostřílené profesionály, které každá marketingová agentura potřebuje. Ale jak začít a co k tomu potřebujete?

Strategie je základ

Než se pustíte do hledání kolegů, ujasněte si svou strategii. Kdo jste? Jaká je vaše pozice na trhu? Kdo jsou vaši ideální zákazníci? Jaké konkrétní služby nabízíte? Kolik klientů si přejete? Dáváte přednost menším firmám, anebo „lovíte“ velké korporáty? Pamatujte, že méně je více. Když začnete hned od začátku propagovat velké množství služeb a najmete si hromadu odborníků, vaše firma se snadno sesype jako domeček z karet. Hrozí vyšší riziko chyb, nedodržení termínů, nedodaná práce, odchod kolegů, nulová zastupitelnost a hodně naštvaní zákazníci. Proto začínejte s málem a každý krok si pečlivě promyslete. Stojí na tom vaše dobré jméno a pověst. 

Komentář

Koho opravdu hledáte 

Promyslete si jak odbornost svých budoucích kolegů, tak jejich osobní mindset, hodnoty a životní styl. Vždycky se vám bude lépe pracovat s lidmi, se kterými jste na stejné vlně. A taky si ujasněte, jestli hledáte kolegy na full-time, nebo externisty. 

Ctěte hodnoty firmy

Co kolektiv, to originál. Možná máte pet friendly kanceláře, jste nadšenci do kol, parta ekologů, vaši lidé pracují z celého světa ryze online nebo pořádáte každoročně firemní maraton. Ať je to jakkoli, než si vyberete nového kolegu, ujistěte se, že zapadne. Buďte na svoje firemní hodnoty hrdí a podělte se o ně včas. Pokud preferujete steakové pátky, ale váš nový kolega je vegetarián, asi se s vámi jako doma cítit nebude. 

Junior, nebo senior?

Ujasněte si, jestli vám více sedne ostřílený senior, nebo rozvíjející se junior. Každá volba má své výhody i nevýhody. Senior moc dobře ví, co dělá. S ledasčíms si poradí, hodně toho zažil a zaručí vám kvalitní výsledek. Naopak začínající junior je otevřený novinkám. Lehce si ho tak vychováte k obrazu svému a naučíte ho všechno, co je třeba. Ideálním řešením je pak kombinace juniorního a seniorního zaměstnance. Junior vnímá mnoho detailů, které senior ve své provozní slepotě dávno přehlíží, a zároveň se bude stále učit. Kombinovaným týmem tak získáte ty nejlepší výsledky s minimem vlastního přičinění.

Jak vybrat správného kolegu?

Říká se dvakrát měř a jednou řež. A v případě výběru nových kolegů to platí dvojnásobně. Vybrat si kvalitní kolegy do týmu je opravdové umění. Musí na ně být spolehnutí. Když jim něco řeknete, oni to udělají. Když dostanou zakázku, dotáhnou ji do konce v požadované kvalitě. Když je překvapí překážka, nevzdají to a vytrvají.

Pozvěte kandidáta na osobní pohovor

Osobní pohovor rozhodně neodkládejte. Během spolupráce se klidně vídejte pouze online, ale než s jistotou kývnete na spolupráci, dopřejte si s kandidátem osobní setkání. Sledujte jeho pohyby, čtěte řeč těla, poslouchejte, co říká, a porovnejte to s tím, jak se tváří nebo jak vám odpovídá. Jak vám odpovídá na různé otázky. Přetvařovat se pár minut je sice snadné, ale při osobním pohovoru mnohem snáz odhalíte, jestli vám dotyčný něco zatajuje. V online prostředí se lže lehce, protože vidíte jenom hlavu a unikají vám všechny jemné nuance.

Jde vám o stejnou věc

Nemusíte sdílet stejnou budovu, hlavní je, že sdílíte stejnou myšlenku. Pokud společně táhnete za jeden provaz stejným směrem, máte vyhráno. Kdo chce totéž, co vy, je váš člověk. Pokud jste najali kolegu, kterému jde o prestiž vašeho brandu, aby si odškrtl kolonku v životopisu, nebo kvůli dobrému finančnímu ohodnocení, nechte ho jít. Takový člověk vám brzy uteče za lepší nabídkou, anebo svou práci neodvede dostatečně dobře. Vnitřní zápal je zárukou kvalitního výsledku. 

Vsaďte na portfolio 

Po odborné stránce si svého potenciálního kolegu nejlépe proklepnete skrze jeho portfolio. Na jakých projektech už pracoval? Jak vypadají? Podařily se? Z portfolia si snadno dohledáte i bývalé zákazníky nebo zaměstnavatele svého uchazeče. Kontaktujte je a poptejte se, jak se jim spolupracovalo, jak stíhal termíny, jestli plnil svoje úkoly řádně. Tím se dozvíte podstatnou část informací.

Prohledejte sociální sítě

Sociální sítě jsou nejlepší zdroj informací. Podívejte se, jak váš kandidát reaguje v diskuzích, jak se baví s ostatními lidmi, co sdílí, o co se opravdu zajímá, koho sleduje a co komentuje. Internet vám prozradí všechno, co vám kandidát na osobní schůzce zatajil. 

Nechte si čas na bližší seznámení

Nekývejte hned, ale dopřejte si prostor na bližší seznámení. Zkuste navázat rozhovor i na téma koníčků a zálib, čemu se věnuje, když nepracuje. Získáte tak všeobecný obrázek o tom, s jakým člověkem máte tu čest.

Dejte na vnitřní dojem

I kdyby se vám kandidát jevil sebelíp, měl precizní portfolio a ty nejlepší reference, sedli byste si po osobní stránce, měl ty nejúžasnější koníčky, a přesto byste se necítili příjemně, prostě ho odmítněte. Nemusíte znát důvod svých pochybností. Pokud váháte, poslechněte svoje instinkty. Později byste mohli litovat.

Kde najít vysněného kolegu?

Teď už víte, koho hledáte a jak začít. Otázka však zní, kde takového člověka vzít, a přitom nekrást?

Nabízí se hned několik variant:

Employer branding 

Pracovali jste už s vaším employer brandingem? Budování vaší značky vám totiž pomáhá šířit povědomí o vaší firmě, což může přilákat i vhodné budoucí zaměstnance.

Osobní doporučení

Spolehlivá metoda, která vám zaručí opravdové profesionály. Pokud si sednete i po lidské stránce, máte nového kolegu prakticky hned. Zeptejte se známých z oboru, jestli někoho neznají.

Sociální sítě

Sociální sítě jsou mocný nástroj. Díky nim ulovíte nové zákazníky, ale i nové kolegy. Takový LinkedIn je rodiště marketérů a dalších odborníků. Snadno si tak dohledáte celkový profil člověka a uvidíte jeho tvorbu, reference a doporučení na vlastní oči. Nezapomeňte také na facebookové skupiny, které vám nabídnou prakticky neomezený výběr potenciálních kolegů. A když nikoho neseženete tam, poznáte alespoň další lidi z oboru, kteří vám rádi dají doporučení.

Profesní stránky

Nikoho jste nesehnali? Vyvěste si poptávku po novém kolegovi na nejznámější pracovní portály. V České republice můžete zkusit třeba jobs.cz, prace.cz nebo profesia.cz.

Networking

Setkávejte se s lidmi a vyhledávejte je. Sociální kontakty online nejsou všechno a takové osobní setkání vám může přinést řadu nových poptávek i nové kolegy. Budoucí kolegy můžete potkat i na nejbližší marketingové konferenci ve vašem městě. 

Závěr

Pokud chcete vybudovat spolehlivý tým, postupujte po krocích. Nic neuspěchejte a nevrhejte se po prvním kolegovi, který vám zaklepe na dveře. Všechno si dobře rozmyslete a naplánujte. Jedině tak se bezpečně a bez přešlapů dostanete k vysněnému cíli a vybudujete úspěšnou marketingovou agenturu.

Článek připravila: Tereza Hladíková