Miért és hogyan könnyíti meg az életedet a tartalomnaptár?

Ha te is aktívan műveled a tartalommarketinget, akkor a tartalomnaptár lesz az egyik legjobb barátod. Nemcsak azért, mert megnyugtat a tudat, hogy látsz egy ütemtervet a kontentek megjelenésére vonatkozólag. Hanem azért is, mert ennek az egyszerű, de nagyszerű eszköznek a segítségével végre nem lesz az a kifogás, hogy egy feladatnak nincsen gazdája és akár napokig, vagy hetekig tartalom nélkül marad a közönséged.

Ezért jó, ha van egy content calendar

Számtalan előnye van annak, ha hetekre vagy hónapokra előre megtervezed a tartalmaidat. A jó tartalommarketing ismérve ugyanis az, hogy rendszeresen kommunikál a célközönséggel, igyekszik megoldani az ügyfelek-követők problémáját, edukálja őket és finomat terelgeti a látogatókat a márkád melletti elköteleződés, végül az értékesítés felé.

Ehhez persze szükséged van jó minőségű és a közönséged számára releváns tartalmakra. Ezeket a weboldaladon, a közösségi média csatornákon – például Facebook, Instagram, YouTube, TikTok, LinkedIn –, hírlevélben vagy akár egy külsős PR cikkben-anyagban láthatják az érdeklődők. Viszont a fentiek közül a te vállalkozásod sem csak egyetlen kommunikációs csatornát használ, így időnként fejfájást okozhat megtervezni, elkészíteni, publikálni és terjeszteni az egyes csatornákon megjelenő tartalmakat.

Ebben a szerteágazó feladatban segít a tartalomnaptár. Mert:

• időt spórol,
• rendszerességet visz a PR- és marketing kommunikációdba,
• következetesen kommunikál a közönséggel,
• egyszerűsíti és átláthatóvá teszi a folyamatokat,
• kiosztja a felelősségi köröket,
• támpontot ad a tartalomkészítéshez,
• nyomon követhetővé teszi a publikálást,
• egyértelműsíti, hogy kinek szól az adott tartalom,
• lefekteti a célokat.

Tény s való, hogy egy tartalomnaptár összeállítása nem egyszerű feladat. Főleg akkor nem, ha nemcsak a tartalomgyártás egy bizonyos szeletére fókuszálsz, hanem folyamatokban és terjesztésben is gondolkodsz. Tudom, ez így egy kicsit bonyolultnak vagy ködösnek tűnhet, de mindjárt megvilágítom a helyzetet.

Kérdésözön a tartalomnaptár háza tájáról

Biztos veled is előfordult már, hogy elfelejtettél posztolni a közösségi médiában, vagy nem találtad az ihletet a céges blogod következő bejegyzéséhez. Bár 1-1 ilyen alkalomért senki nem fogja a fejedet venni, azért hosszú távon nem tesz jót az eléréseknek és a felhasználói élménynek, ha nem érkeznek meg a várva várt tartalmak.

Mindenekelőtt azt kell átlátnunk, hogy – ha jól csináljuk – a tartalmaink egymásra épülő rendszert és folyamatokat alkotnak, ezért érdemes struktúrába rendezni őket. Mielőtt nekiállnánk a tartalomnaptár elkészítésének tisztáznunk kell néhány alapvető kérdést.

Kérdések, amiket még tartalomnaptár készítés előtt válaszolj meg:

Milyen időszakra szól a tartalomnaptár? 3, 6, 9 vagy 12 hónap? Esetleg egy adott tematikus – például húsvéti, nőnapi, karácsonyi – kampányt ölel fel, ami 4-6 hétig tart?

Egy adott területre vagy a komplett marketingkommunikációra koncentrál? Például csak a szövegírásra a céges blogodhoz, vagy az Instagramra készülő képi/videós kontentekhez rögzíti a tudnivalókat? Esetleg a YouTube videók vagy podcastok készítéséhez nyújt támpontot? Vagy a teljes kommunikációs tevékenységre, a weboldaltól elkezdve a közösségi médián át a többire is?

Tudod már, hogy kiknek készül a tartalom, ismered a célközönséget? Buyer personák meghatározása nélkül felesleges belevágnod a tartalomnaptár és a tartalmak elkészítésébe. Egyfelől azzal csak időt, energiát és pénzt égetsz, ha nem a célközönséged és az egyes szegmensek számára releváns tartalmakkal készülsz. Másfelől a kontent felelősének is megkönnyíted a dolgát, ha egyből látja, hogy kiket kell célba vennie az adott blognak, Facebook posztnak, podcast adásnak, vagy Instagram Storiesnak.

Milyen erőforrásokkal gazdálkodhatsz? Fontos, hogy már a tartalomtervezés előtt tudd, hogy melyek azok a feladatok, amiket házon belül is meg tudtok oldani, mert megvan hozzá a kollégák tudása és minden olyan szoftver, alkalmazás vagy platform rendelkezésre áll, ami az adott tartalmak elkészítéséhez szükséges. Azonban előfordulhat, hogy külső segítséget kell igénybe vennetek, így módosulnak a felelősségi körök, meghosszabbodnak a tartalomgyártási folyamatok. Ezekkel a tervezés miatt jó, ha előre tudsz kalkulálni.

A tartalomnaptár elemei

Ebben az összeállításban a tartalomnaptár legfontosabb elemeit szedtem össze, ami akár első és sokadik ránézésre is soknak tűnhet, ráadásul előfordulhat, hogy a specifikusan a cégetekre szabott adatokkal / igényekkel még ki kell egészíteni. Azonban, ha ezek az alap dolgok megvannak a naptáradban, olyan mentsvárad lesz, ami alapján az éjszaka közepén is átláthatod még a legkörmönfontabb tartalommarketing tervet is.

Az alapok, amik mindenképpen legyenek benne (a sorrend természetesen tetszőlegesen változtatható):

• a tartalom típusa (blog, hírlevél, közösségi média poszt, csalianyag, infografika, podcast, videó stb.)
• a tartalom címe (közösségi média poszt esetén természetesen nem szükséges, de blogposztok, videók, podcastek, csalianyagnak készülő e-bookok és hírlevelek során is hasznos)
• a tartalom munkacíme (szintén a fenti esetekben érdemes munkacímet adni),
• a tartalom közönsége (azaz melyik buyer peronának vagy buyer personáknak szól?)
• a tartalom kulcsszói (SEO szempontból is fontos, hogy melyik tartalom mikor mire van keresőpotimalizálva),
• a tartalom célja (vásárlás, feliratkozás hírlevélre, csalianyag letöltése, organikus forgalom a weboldalra, termék/szolgáltatásbevezetés, szakértői státuszépítés, a közönség edukálása, elköteleződésnövelés stb.)
• a tartalom felelőse (ki – kik írják meg vagy készítik el az adott anyagot),
• a tartalom leadási határideje (mikorra kell, hogy elkészüljön az anyag – ez NEM a megjelenés-publikálás ideje),
• a tartalom megjelenési helye (hol fog megjelenni a tartalom?)
• a tartalom publikálás felelőse (abban az esetben, ha nem ugyanaz, mint a tartalom készítője),
• a tartalom publikálási dátuma (mikor tesszük nyilvánossá a tartalmat, azaz mikor posztoljuk az elsődleges felületén?)
• a CTA szövege (ha van),
• a tartalom URL-je.

A fenti néhány szempont természetesen csak egy kis ízelítő volt a repertoárból, mert lehet még fokozni a komplexitást az alábbi szempontokkal:

• a tartalomterjesztés helyei (hol lesz tovább osztva a tartalom),
• a tartalomterjesztés felelősei (kik fogják csinálni),
• a tartalomterjesztés ideje (mikor jelenik meg más kommunikációs csatornákon az adott tartalom és célszerű azt is jelezni, ha nem közvetlenül a publikálás után történik),
• a tartalom hirdetése (ha meghirdeted az adott tartalmad, mikor és hol, meddig?)
• folyamatjelző állapotsor (milyen fázisban van az adott tartalom, például: tervezett, folyamatban, elkészült, publikált, megosztott stb.)
• eredmények (ezeket célszerű a tartalom céljához igazítani, például eladások száma, csalianyag letöltései, blogposzt olvasottsági adatai, hírlevélre feliratkozók száma, elköteleződésnövelő posztoknál a lájkok és megosztások száma stb.)

Tovább is van, mondom még: 5 tipp a tartalomnaptár kialakításához

Ahogy fentebb láttad, rengeteg olyan információ van, amit ideális esetben egy tartalomnaptárnak tartalmaznia kell, ami pedig tovább nehezíti a helyzetet, hogy kellően rugalmasnak kell maradnia ahhoz, hogy az eredmények vagy változó célok fényében, módosítani lehessen a kontenteket.

Éppen ezért fontos még az is, hogy a csapat számára legalkalmasabb platformot válasszátok. Ez lehet akár az Asana, az Evernote, egy Google Sheets táblázat vagy saját fejlesztés is. A lényeg az, hogy a csapat minden tagja számára átlátható és követhető legyen a tartalomnaptár.

Ahol lehet, tedd kényelmessé és praktikussá a content calendart. Állíts be például szűrőket ott, ahol felelősöket kell megadni. Ha felviszed a csapattagok nevét, akkor egyszerűen csak ki kell választani a listából a célszemélyt. Ugyanígy, a tartalom céljánál is beállíthatók ilyen okosságok, vagy épp a folyamatjelző állapotsornál a színekkel is lehet jelölni az egyes fázisokat. Találd meg az összes ilyen lehetőséget és alkalmazd is őket.

Ami pedig talán szintén evidensnek tűnik, de gyakran elsiklik a figyelmünk felette: ne csak te, hanem az összes csapattag kapjon szerkesztési jogosultságot a tartalomnaptárhoz. Így az adott feladat felelőse up to date tudja jelezni, hogy áll a projekttel, nem kell rád várnia. Ez főleg akkor fontos, ha egy adott tartalom kapcsán megoszlanak a felelősségi körök, például a készítés – publikálás és tartalomterjesztés kapcsán.

Ne feledd: egy jó tartalomnaptárt csak egyszer kell megcsinálni, felépíteni és összeszerkeszteni. Ha ezen túlvagy, már csak elő kell venni a formot a következő kampányhoz és kitölteni az aktuális tudnivalókkal. Utána pedig kényelmesen figyelheted, ahogy a szemed láttára, olajozott gépezetként zajlanak a folyamatok.