Narzędzia content marketingu: część III - organizacja treści i zarządzanie zadaniami
A więc potrzebujesz strategii. Do czego? Do urzeczywistnienia wizji. Możesz zacząć od zwykłej kartki papieru i czegoś do pisania. Są tacy, którzy uważają, że pisane na papierze notatki nie mają sobie równych. Ot, bierzesz długopis w rękę i piszesz, szkicujesz, rysujesz, oznaczasz, porządkujesz, zakreślasz, skreślasz. Pamiętaj jednak, że wiąże się to z ryzykiem zaginięcia spisanych przemyśleń w gąszczu innych materiałów, leżących na Twoim biurku. Lepiej cały ten plan umieścić w bezpiecznym miejscu, dostępnym wszędzie i o każdej porze dnia. W miejscu, które umożliwia dodanie wizualizacji, szybką edycję materiału lub jego udostępnienie innym osobom biorącym udział w projekcie.
Jest wiele takich miejsc, począwszy od tzw. standardowych editorial calendars, poprzez różnego rodzaju notatniki, na zaawansowanych narzędziach do pracy w grupie kończąc. Poniżej zaprezentujemy niektóre z nich.
Nie bój się Excela
Excel cieszy się raczej złą opinią użytkowników, którzy na co dzień nie mają zbyt wiele wspólnego z księgowością i tabelami przestawnymi. Warto jednak wziąć pod uwagę fakt, że narzędzie to stanowi podstawę niemal każdego editorial calendar - kalendarza redakcyjnego, za pomocą którego osoby zajmujące się publikacją czy też udostępnianiem treści (dziennikarze, blogerzy, social media managerowie etc.) organizują "przepływ contentu" oraz kontrolują przebieg poszczególnych publikacji. W jaki sposób to się odbywa? Poniżej przykład opartego na Excelu wzoru kalendarza dla blogerów, pobranego ze strony https://offers.hubspot.com/editorial-calendar-templates - w poszczególne pola zostały dodane treści związane z publikacją cyklu "Narzędzia content marketera":
To, jakie informacje będzie zawierał Twój editorial calendar, zależy od Ciebie. Na pewno ważne elementy to: tytuły tekstów; deadline'y (daty złożenia i publikacji); autor/autorzy; informacja, co stanowi clue przekazu; słowa kluczowe związane z przekazem; określona grupa docelowa/persony - osoby, do których ma dana treść trafić; sposób publikacji/kanały komunikacji. Znając te dane, Ty i/lub osoby współpracujące przy projekcie będziecie zawsze na bieżąco.
Poniżej linki, z których możecie pobrać i przetestować różne warianty kalendarzy redakcyjnych:
- https://uplandsoftware.com/kapost/
- https://wordpress.org/plugins/editorial-calendar/
- https://www.contentdj.com/
Pakiety od Google
Jak już wiemy, czasami nie ma potrzeby sięgać po płatne narzędzia. Darmowe rozwiązanie jest dosłownie na wyciągnięcie ręki i nazywa się … a jakżeby inaczej - Google. Przy organizacji treści szczególnie warto zwrócić uwagę na trzy narzędzia od Googla: Google Docs, Google Tasks i Google Keep.
Google Docs chyba nie trzeba szczegółowo przedstawiać. To jeden z najczęściej użytkowanych pakietów biurowych w Polsce i na świecie. Umożliwia pracę zarówno nad dokumentami tekstowymi, prezentacjami, arkuszami, jak również formularzami. Wszędzie mamy możliwość edycji tekstu, dodawania linków, obrazów i tabel czy komentarzy, a także udostępniania plików innym osobom zaangażowanym w projekt. W obliczu ostatnich zmian, z których najważniejsze to wprowadzenie edytora grafiki, usprawnienie edycji tabel, praca w trybie offline, czy też współpraca z formatami Office’a i Open Document, Google Docs stał się poważną konkurencją dla pakietu Microsoft Office.
Co ważne, narzędzie wzbogacono wieloma dodatkami, m.in. programami do tworzenia diagramów, bibliografii, grafiki etc., które możemy bezpłatnie (lub płatnie) pobrać.
Doskonałym uzupełnieniem dla Google Docs jest Google Tasks, zintegrowany również z Kalendarzem Google i Gmailem. Narzędzie to umożliwia tworzenie prostych list zadań. Podobnie jak w Google Docs, możemy z niego korzystać w trybie offline.
Z kolei Google Keep to szybkie i intuicyjne narzędzie, które bardzo dobrze sprawdza się w wersji mobilnej. Raczej nie wymaga dłuższego zapoznawania się z instrukcją - utworzenie krótkiej notatki czy listy to kwestia dosłownie paru chwil. Oprócz tego w Google Keep możliwe jest nagrywania notatek głosowych (przekształcanych następnie w tekst), udostępniania i edycji treści, przypomnień (w tym również lokalizacyjnych), archiwizacji, oznaczania kolorami oraz dodawania obrazów.
Evernote
Evernote to aplikacja do tworzenia bardziej zaawansowanych szkiców, schematów czy artykułów i zarządzania nimi. Przyzwyczajenie się do niej oznacza definitywne odzwyczajenie się od Worda oraz innych pakietów biurowych :) Rozbudowane funkcje, takie jak: możliwość tworzenia notatek (w tym również dźwiękowych) i przyporządkowania ich do danego notatnika, praca w grupie poprzez work chat online i udostępnianie treści innym użytkownikom, tagowanie notatek, przypomnienia, funkcje lokalizacyjne, aplikacje dodatkowe (pogrupowane zgodnie z użytkowaną platformą, np. Windowsem, Androidem, iPad'em etc.) powodują, że proces tworzenia schematu działań w projekcie wydaje się dużo bardziej przemyślany i prostszy, a przecież o to w tym chodzi.
Aplikacje dodatkowe Evernote'a, dostępne do pobrania dla urządzeń z systemem Android
Jak działa Evernote w praktyce? Możliwości jest wiele. Możesz zacząć np. od stworzenia notatnika, w którym utworzysz tematycznie pasujące do kategorii notatnika notatki. Możesz również w już istniejącym notatniku stworzyć nową notatkę.
Notatki w notatniku prezentują się następująco:
Po pewnym czasie korzystania z Evernote'a zobaczysz, że notatek i notatników będzie przybywać w zastraszającym tempie. W ich wyszukiwaniu bardzo pomocne okazują się znaczniki, czyli tagi, dlatego warto tworzyć je już na etapie powstawania notatki. W celu ułatwienia procesu wyszukiwania możesz utworzyć własne, spersonalizowane ścieżki wyszukiwania, po których szybko odnajdziesz interesujące Cię treści.
To, co dodatkowo wpływa na chęć sięgnięcia po Evernote, to liczne dodatki. I tak:
- Evernote Web Clipper – umożliwia zapisywanie całych stron lub poszczególnych wycinków, oznaczanie i udostępnianie treści;
- Skitch – pomaga tworzyć szkice, rysunki, a także notatki i zdjęcia z użyciem własnej grafiki;
- Penultimate – sprawi, że każda sporządzona na iPadzie notatka będzie wyglądała jak napisana odręcznie.
To tylko niektóre z rozszerzeń, które możesz zastosować. Jest jeszcze cała masa innych dodatków, które warto przetestować, podobnie jak cała masa funkcji dostępnych w Evernote. Zatem do dzieła!
Asana
O Asanie napisano już wiele, niemniej nie można jej pominąć przy omawianiu narzędzi do organizacji treści i zarządzania zadaniami. Przede wszystkim, podobnie, jak w innych narzędziach tego typu, Asana wymaga wypracowania regularności, co znaczy, że do listy najlepiej dopisywać wszystkie, nawet te mniej znaczące zadania do wykonania w danym projekcie - tylko wtedy będzie to miało sens. Oczywistą rzeczą jest, że najgorzej taką listę stworzyć - myślisz wtedy: "no, ale przecież wypisanie tego wszystkiego zajmie mi za dużo czasu - po co go tracić w ten sposób?". Odpowiedź jest prosta: spoglądasz na swoją listę zadań, otagowanych mniejszym lub większym priorytetem, widzisz deadline'y (niektóre świecą się już na czerwono, nie bez powodu) i po prostu wiesz, za co się zabrać najpierw, a co możesz zostawić na później. Asana jest w tym wszystkim bardzo elastyczna i intuicyjna.
Na początek zacznij od najprostszego - stworzenia projektu, czyli obszaru, do którego będą "dorzucane" poszczególne zadania. Może to być lista zadań, kalendarz lub agenda.
Następnie utwórz pierwszy task, czyli zadanie do tego projektu.
Każde zadanie na liście możesz szczegółowo opisać, dodać obraz, a także osobę odpowiedzialną za jej wykonanie.
Zadania można wyszukiwać i filtrować, np. po przypisanym im terminie, zadaniach (ostatnio) ukończonych, podziale na zadania ukończone i pozostałe do realizacji, osobie przypisanej do realizacji, najpopularniejszych zadaniach lub po tagach.
Po pewnym czasie możesz jeszcze bardziej zoptymalizować pracę z tym narzędziem, korzystając ze skrótów klawiaturowych, których w Asanie jest całe mnóstwo. Jest do nich ściągawka:
Podsumowaując temat Asany, zdecydowanie zachęcamy do wypróbowania tego narzędzia przy etapie planowania strategii i organizacji treści.
Trello
Generalnie rzecz biorąc, Trello w swojej budowie dość mocno przypomina Asanę. Tutaj również mamy fazę wprowadzania projektu (tzw. karty), określanie listy zadań, deadline'y, członków projektu/osoby odpowiedzialne, opcję dodawania załączników, pracę na kalendarzu, arciwizację plików.
Jest jednak parę istotnych różnic, które wpływają na fakt, że dla niektórych z Was będzie ono lepsze niż wspominana Asana, a dla niektórych jednak mniej optymalne. Przede wszystkim, główną różnicę należy upatrywać w osobie/osobach korzystających z tych narzędzi. Asana wydaje się być dużo lepszym rozwiązaniem dla osób działających indywidualnie/product managerów, natomiast Trello - dla poszczególnych członków danego teamu. Dlaczego z Trello pracuje się lepiej w grupie? Na przykład dlatego, że w prawym bocznym menu znajduje się odpowiednik news feed'a, czyli tablicy, dzięki której jest się na bieżąco informowanym o działaniach podejmowanych przez członków grupy (np. powiadomienie o ukończeniu danego zadania albo o dodaniu załącznika przez daną osobę).
Kartę projektu można udostępnić praktycznie każdej osobie, również spoza firmy. Można też stworzyć tablicę tylko dla danej grupy osób. Dobrym rozwiązaniem jest praca na widoku Kalendarza, który pokazuje, kto czym się zajmuje oraz jakie są dedline'y. W Asanie zdecydowanie lepiej pracuje się na opcji wypunktowanej listy zadań - prezentacja widoku kalendarza jest rzadziej używaną opcją.
Jeśli po przeczytaniu niniejszego artykułu Twój apetyt na poznawanie aplikacji do organizacji treści i zarządzania zadaniami nie został dostatecznie zaspokojony, proponujemy poddać testom inne, również warte uwagi narzędzia:
